1.Общие положения
1 .Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением высшего учебного заведения, действует на основании ВУЗа и подчиняется непосредственно Ректору.
2.Канцелярия в своей работе руководствуется приказами и указами Министерства и действующей инструкцией по делопроизводству.
3.Штаты канцелярии утверждаются ректором в пределах общей численности, фонда заработной платы и ассигнований на административно управленческие расходы.
2.Основные задачи
1 .Общий контроль за соблюдением Положения по делопроизводству возлагается на зав. Канцелярией.
2.Постановка и совершенствование делопроизводства в ВУЗе.
3.Организация правильного учета и регистрации корреспонденции.
4.Обеспечение контроля за исполнением документов вышестоящих органов, руководства ВУЗа и заявлений граждан.
5.Организация использования и хранения документальных материалов, законченных делопроизводством.
З.Право
1.Канцелярия возглавляется заведующим, назначающим ректором.
2.Заведующим представляется право давать указания по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов, заявлений граждан и постановки архив-ного дела требовать от структурных подразделений своевременного исполнения документов, заявлений граждан и отчетности по ним Вести переписку по вопросам, вытекающим из настоящего положения
4. Канцелярия имеет круглую печать со своим наименованием находящуюся у заведующего канцелярией
4.Функции
1. Прием и отправка корреспонденции.
2. Распеделение, регистрация документов и заявлений граждан для доклада руководству, ведение их учета , регистрации и систематического контроля за исполнением.
3.Ознакомление сотрудников ВУЗа с распорядительными документами.
4. Представление руководству ВУЗа сведений по вопросам делопроизводства и контроля за исполнением.
5. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и контроль за его состоянием.
6. Постановка работы архива в соответствии с действующей инструкцией Постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан №140 от 29.03.1999 г.
7.Организация повышения квалификации и составления должностных и
функциональных обязанностей сотрудников канцелярии.
5.Прием и регистрация поступающей Корреспонденции
1.Вся корреспонденция, поступающая в ВУЗ, принимается канцелярией Запрещается прием корреспонденции непосредственно отделами в приемных.
2.Канцелярия вскрывает конверты, проверяет правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов актом сообщаются отправителю.
Конверты сохраняются и подкладываются к документам
-при поступлении жалоб, заявлений и писем граждан, а также исков и арбитражным делом;
-когда дата почтового штемпеля имеет значение в количестве доказательства времени и получения документа.
3.Корреспонденция регистрируется в канцелярии и затем передается на доклад руководству.
4.По возвращении корреспонденции с доклада канцелярии должна их передавать исполнителям в день поступления.
5. Документы взятые на контроль должны рассматриваться немедленно по получению, независимо от сроков исполнения.
6.Передача корреспонденции из одного отдела в другой должна производиться по указанию руководителя только через канцелярию.
6.Составление, оформление рассылка документов.
1. Документы, составленные на основании указов, распоряжений, указов, приказов, вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них.
2. Все документы, исходящие из отделов должны иметь визы.
3. Рассылка документов производится канцелярией в самые сжатые сроки, не позднее чем на следующий день.
4. На письмах проставляется точный адрес, исходящий номер
5. На письмах отправляемых в ответ на запрос, обязательно указывать наш исходящий номер, дату входящего номера.
6. Заявления, жалобы трудящихся рассматриваются в течении 10-ти дней и считаются законченными лишь после решения поставленных в них вопросов и извещений автора о принятом решении.
7. Запрещается направлять письма, жалобы и заявления на рассмотрение тех учреждений или лиц, на действие которых подана жалоба.
7. Ведение делопроизводства, формирование и хранение в отделах
1. Все работники аппарата, ректората обязаны хорошо знать инструкцию и строго руководствоваться ею в своей работе.
2. Руководители подразделений несут ответственность за сохранность поступающих к ним документов.
3. Документы по законченным вопросам подшиваются в соответствующие дела.
4. Подшивка в деле неисполненных документов запрещается.
5. С наступлением нового года законченные дела прошедшего года подлежат сдаче в архив при описи установленной формы.
6. Дела должны быть подготовлены в архив в соответствии с существующей инструкцией, согласно приказа Минздрава.